ChatGPT in Excel nutzen: Beginner Tutorial
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung, um ChatGPT mit Excel zu benutzen
Wie dir ChatGPT in deinem Alltag als Business Analyst helfen kann, hatten wir schon bei dem Thema effektives Zusammenfassen und Prompt Engineering. Etwas, dass jeder von uns sicherlich häufiger nutzt, ist Microsoft Excel. Dieser Post führt dich Schritt-Für-Schritt durch einige Beispiel, wie ChatGPT dich bei deiner Arbeit mit Excel unterstützen kann. Von simplen Formeln, bis hin zu komplexen Operationen für Spreadsheet Experten.
Lasst uns direkt loslegen.
1. Komplexe MS Excel Konzepte erklären lassen
Bevor du ChatGPT etwas fragst, solltest du immer erwähnen, dass sich deine Frage explizit auf Excel bezieht. Andernfalls könnten die Antworten sich auch auf andere Spreadsheet Tools wie Google Sheets beziehen.
Die einfachste Möglichkeit dies sicherzustellen, ist es direkt zu erwähnen, bevor du deine erste Frage stellst: “Ich arbeite mit Excel.”
Starten wir mit einem Konzept, dass häufig zu Verwirrung führt: “Was ist in Excel der Unterschied zwischen absoluten und relativen Bezügen?”
Die Antwort ist sehr detailliert und liefert auch gleich ein Beispiel.
2. Komplexe MS Excel Formeln schreiben lassen
Du kannst dir natürlich auch Unterstützung für spezielle Excel Formeln oder Funktionen holen:
Was macht die COUNTIF Funktion?
Was ist der Unterschied zwischen IFNA und ISNA?
Richtig interessant wird es aber, wenn du ChatGPT bittest, ein spezifisches Problem für dich zu lösen. Hier ein schönes Beispiel dafür:
In meinem Spreadsheet befinden sich Werte in Spalte A und Spalte B. Wie kann ich herausfinden, welche Werte sich in beiden Spalten befinden?
Hinweis: Wenn Du eine deutsche MS Excel Funktion verwendest, musst Du die deutschen Bezeichnungen und Strichpunkte anstelle von Kommas verwenden.
3. MS Excel VBA und Makros schreiben lassen
Excel VBA (Visual Basic for Applications) ist eine super Möglichkeit, um wiederholende Tätigkeiten zu automatisieren oder eigene Funktionen zu schreiben.
Mit ChatGPT benötigst du keinerlei Erfahrung auf dem Gebiet der Makroprogrammierung. Du musst lediglich wieder dein Ziel formulieren.
Hier wieder ein Beispiel:
Erstelle ein Excel VBA Makro mit dem Namen “CalculateSales”, welches alle Werte aus Spalte B addiert und deren Summe mit dem Währungskurs aus Zelle C2 multipliziert. Schreibe das Ergebnis in Zelle D2.
Wichtig, die Prompt enthält:
den Namen des Makro
die Aufgabe, die erfüllt werden soll (inkl. aller Spalten und Zellen)
wohin das Ergebnis geschrieben werden soll
Du erhältst sogar eine Anleitung, wie du das Makro anlegen und nutzen kannst:
3. Bei der Datenanalyse unterstützen lassen
Du kannst ChatGPT auch um Hilfe bei einer bestimmten Datenanalyse fragen, wie beispielsweise:
bedingter Formatierung
Pivot Tabellen
gewichtete Mittelwerte berechnen
Spalten mittels VLOOKUP vergleichen
Du kannst sogar die entsprechenden Werte gleich mitliefern. Sagen wir, du hast ein Spreadsheet mit Verkaufszahlen für verschiedene Kleidungsstücke. Du möchtest nun wissen, wie oft sich alle Hoodies verkauft haben, die öfter als 10 Mal verkauft wurden.
Beispiel:
Die Prompt hierzu könnte wie folgt aussehen:
In meinem Excel Spreadsheet befinden sich verschiedene Produkte in Spalte A und Verkaufszahlen in Spalte B. Ich möchte die gesamten Verkaufszahlen aller Produkte wissen, die sich mehr als 10 Mal verkauft haben und deren Produktname “Hoodie“ enthält. Schreibe das Ergebnis bitte in Zelle D7. Dies sind die Daten hierzu:
Und nun fügst du die Daten einfach per Copy&Paste in die Eingabemaske ein. Auch hier wirst Du wieder einen VBA Code erhalten, den Du nun ganz einfach in Zukunft ausführen kannst, um solche komplexen Berechnungen oder Analysen auszuführen.
Aber wie können noch weiter machen mit der Datenanalyse, um beispielsweise Trends oder Muster herauszufinden:
Basierend auf diesen Daten, welche Art von Produkt verkauft sich besser: Jeans, Hoodies oder T-Shirts?
Auch hier bekommen wir wieder ein VBA Makro, um die erfolgreichste Kategorie herauszufinden. Aber ChatGPT liefert uns die Antwort auch gleich direkt mit:
Diese Beispiele waren alles simple Datensätze, aber du kannst dir vorstellen, dass du mit diesen 3 Tricks, dir viele Stunden Arbeit ersparen kannst, wenn du mit großen Datenmengen arbeitest, bei denen du immer und immer wieder dieselben Operationen, Auswertungen oder Formatierungen durchführen musst.
Ich hoffe die Beispiele helfen dir dabei, neue Tools zu nutzen und somit noch effektiver und effizienter mit deinen Daten zu arbeiten.